Gestão de Ativos de TI – Economia certa para sua empresa

Olá pessoal, hoje irei falar um pouco sobre sistemas de Gestão de Ativos de TI e quais benéficos podem trazer para empresa.

O que é Gestão de Ativos de TI?

Significa gerenciar todo o ciclo de vida de um parque de equipamentos em informática, desde o planejamento para aquisição, solicitação, recebimento do equipamento, instalação, movimentações e descarte do mesmo para o estoque.

Parece simples, mas é muito complexo gerenciar todas as fases, pois necessitam de uma organização lógica de recursos, departamentos e ferramentas para o controle.

Você pode se perguntar então que o investimento para criar toda a Gestão de Ativos é alto, lhe respondo que o investimento compensa, pois o retorno é significativo, isto explicarei mais adiante.

Fases do Gerenciamento de Ativos

Planejamento para Aquisição

Toda a aquisição de um material mesmo que seja o mais simples, devemos realizar uma análise que respondam as necessidades mapeadas e isto é feito na fase de planejamento.

No caso de equipamentos em TI, a regra é a mesma, pois se tenho a necessidade de adquirir um equipamento, precisa-se ter em mente o real motivo e se não existe equipamentos na organização que possam suprir a necessidade, neste momento começa um dos processos da Gestão de Ativos, que é prover de informações que possa decidir na aquisição de um equipamento.

A área de Gestão de Ativos tem o controle total dos equipamentos da empresa e pode lhe responder através de solicitação se existe algum equipamento na organização que esteja nas condições necessárias.

Caso tenha o equipamento e esteja sendo utilizada, a Gestão de Ativos pode fazer uma análise da capacidade de utilização deste equipamento e se caso seja necessário a disponibilização para a necessidade, a Gestão de Ativos trocará o equipamento por outro para o usuário com capacidade que não afeta a sua produtividade.

Caso não tenha o equipamento, a área de Gestão de Ativos pode fazer uma análise da possibilidade de atualizações dos componentes de algum equipamento para que o mesmo fique nas características solicitadas, assim tendo a economia de somente adquirir peças e não de um equipamento como todo.

Caso o resultado da análise seja a aquisição do equipamento, faz se a solicitação do equipamento específico e aguarda o recebimento.

Recebimento

A Gestão de Ativos gerencia o prazo de recebimento do equipamento solicitado, através de controle sistêmico e de contato com os fornecedores mantendo a base de acompanhamento da solução atualizada até a entrega do equipamento.

Assim que o equipamento é entregue, a Gestão de Ativos faz o controle do recebimento do equipamento, realizando o a verificação do bem como as características, fazendo o cadastramento do mesmo no sistema de gerenciamento de ativos, onde permite a ativação do ativo na organização.

A partir deste momento a Gestão de Ativos tem a condição de gerenciar o ciclo de vida do equipamento, acompanhando todas as fases que o mesmo estará ao longo do seu tempo de vida útil.

Geralmente as empresas dão como vida útil aos equipamentos de informática cinco anos, com o controle correto é possível monitorar e projetar anualmente investimentos de troca dos equipamentos por outros mais atualizados, seja por necessidade (através do crescimento da empresa em aplicações mais robustas) ou por motivo de vida útil.

É possível fornecer uma série de informações para diretoria de TI, sobre o índice de quebra de equipamentos, em garantia ou fora da garantia, que necessitam de atualizações, sucateados, etc.

Economia

O mais importante deste projeto é a economia que proporciona a partir do momento em que todo o processo for implantado, pois com melhores controles sobre os equipamentos é possível realizar projeções e tomar decisões que resultam em economia para a empresa.

É possível saber se existem equipamentos que estão instalados no parque ativo da empresa que não estão sendo utilizados, pois a área de Gestão de Ativos monitora os equipamentos que estão ativos na rede, assim distribuindo todo o parque para que fique ativo somente os equipamentos que estão sendo utilizados, gerando economia com energia elétrica, suporte, etc.

Case de sucesso

Um tempo atrás fiz um projeto de implantação da área de Gestão de Ativos em uma empresa que tinha um parque de 10.000 desktops em todo o território brasileiro, após dois anos de trabalho tivemos uma economia de setecentos mil reais no primeiro ano e mais de um milhão de reais no último ano, gerando uma economia ao longo de dois anos de mais de 1,5 milhão.

Este cenário foi devido a excelência na gestão e de todos que participaram do projeto e tiveram o apoio muito forte da empresa que solicitou a implantação dos serviços de Gestão de Ativos.

Estes valores se resumiram economia financeira nas seguintes categorias:

• Manutenção
• Suporte
• Sucateamento
• Atualização de Equipamentos
• Furtos
  

Há muito que falar sobre Gestão de Ativos, os controles, as ferramentas de gerenciamento, entre outros, irei divulgar em outras publicações.

Caso queiram maiores informações, comentários a respeito do assunto, favor entre em contato, através do meu e-mail ricardo@itgo.com.br ou se preferir comente esta publicação.

Um abraço a todos!